Temos a sensação de que as horas estão passando mais rapidamente e com isso não conseguimos concluir todas as tarefas, deixando sempre algo para o dia seguinte. Isso atrapalha nossa produtividade e afeta a nossa qualidade de vida. Mas se o dia continua tento 24 horas, então o que mudou?
A verdade é que estamos vivendo uma revolução tecnológica e algumas distrações, que surgiram ao longo das 2 últimas décadas, tem tirado os fiascos do nosso precioso tempo, acarretando no acúmulo de tarefas.
Algumas pessoas acabam tirando do seu tempo de descanso ou estudos, horas para resolver tarefas que se tornaram urgentes, por que não foram resolvidas em tempo hábil e por não estarem com total energia e estressadas, não conseguem.
Isso acarreta no acúmulo de atividades, mais urgências, mais preocupações, mais estresse, menos produtividade e consequentemente menor qualidade de vida.
Existem 3 fatores dominantes que influenciam na nossa produtividade. Você mesmo, o ambiente e o projeto!
A seguir queremos abordar estes 3 temas e direcionar você a ações importantes para cada um deles, afim de conseguir dominar a arte da disciplina e da produtividade.
Primeiro fator: Você! Para ser mais produtivo, precisa olhar primeiro para dentro de si
Você é o protagonista do seu sucesso ou fracasso. Com certeza este é o maior desafio que terá na sua trajetória.
Misael Soares
O seu futuro somente nas suas mãos
Auto controle, domínio próprio são habilidades que alguém bem sucedido deve ter pra não colocar tudo a perder quando conseguir alcançar seus objetivos.
A maioria das pessoas sabem o que tem que fazer para ser produtivo, ser rico ou ser saudável, mas não o fazem, ou fazem isso por um curto período de tempo. Elas não tem persistência, não são constantes.
Até isso virar um hábito, precisamos sim aprender a aprender, fazendo repetidas vezes até conseguir entender o quão simples é.
O que realmente importa que mudemos
O que muda o rumo das nossas vidas é transformar coisas que são aparentemente complexas em coisas meramente simples. Isso se consegue fazendo repetidas vezes, tentando de várias formas diferentes, medindo os sucessos e fracassos.
Mesmo sabendo que se persistirmos vamos conseguir atingir estes resultados, muitas vezes desanimamos. E por que?
Paradigmas: Programas mentais que limita nossa produtividade
Nós fomos programados para trilhar os caminhos aparentemente mais fáceis, mais rápidos “enganosamente”… É por isso que quando deparamos com uma atividade que vai exigir um pouco mais de esforço, fugimos delas.
O que nos desmotiva a seguir o planejamento são os paradigmas; que são programas mentais plantados na nossa mente subconsciente ao longo da nossa infância e juventude.
São palavras, frases, atitudes de outras pessoas, que o nosso subconsciente absorve constantemente até se tornar uma verdade absoluta ou até um trauma.
Algumas pessoas também chamam isso de crenças limitantes. Crenças limitantes são apenas uma parte dos paradigmas.
É possível se livrar da procrastinação e ser mais produtivo
A mente subconsciente tem o poder de mudar o nosso estilo de vida para uma completa desordem ou ordem. Faz alterações físicas e químicas no nosso corpo que atingem a nossa produtividade e qualidade de vida.
E falando em produtividade, se você não foi ensinado a ter disciplina desde de criança, provavelmente não conseguirá ter disciplina para quebrar estes paradigmas da noite para o dia.
Por isso sempre recomendamos que crie mini hábitos, comece do pouco, com metas pequenas que são possíveis de serem cumpridas.
Comece com pequenas mudanças, os Mini-hábitos
Se não tem hábitos de leitura, por exemplo, não comece com metas de ler 20 páginas por dia, comece com 2. Se ler mais do que isso, gerará estímulos positivos, sensação de dever cumprido, meta alcançada, bônus além da meta.
Estímulos positivos são muito poderosos para nos motivar a continuar produzindo cada vez mais.
Se você recebe estímulos negativos, entra o desanimo. Você avisa pra sua mente que não foi capaz, que não consegue. Isso te impactará negativamente e irá produzir ainda menos ou desistirá em muito pouco tempo.
Por isso comece por metas menores e não aumente até isso virar um hábito.
Reprograme a sua mente repetindo diversas vezes as atividades que se tornaram bons hábitos e seja a mudança que você quer pra sua vida.
Segundo Fator: O Ambiente. O melhor lugar para produzir, sua mente!
O seu ambiente não é somente o local de trabalho, é mais do que isso, a energia que impõe sobre ele para o conforto da sua mente.
Misael Soares
Distrações: O Aumento dos desafios na era da tecnologia para produtividade
O maior dos desafios da produtividade nos dias atuais são as distrações com as redes sociais e aplicativos de mensagens, notificações de notícias, quando feito diversas vezes ao dia. Mas o principal dos vilões é a tecnologia (usada de forma inadequada).
Numa pesquisa de 2018 foi destacado que no Brasil 62% da população está conectada e é o terceiro país do mundo que mais usa internet, e o segundo que mais usa redes sociais, deixando pra trás os filipinos por uma distância de apenas 18 minutos.
São aproximadamente 3h e 39min gastos em redes sociais por dia.
O que seria dos smartphones sem as redes sociais? Não estamos aqui para denegrir o uso das redes sociais. Inclusive são ótimas fontes de informações e conhecimento. Mas por não se tratar apenas deste tipo de conteúdo, recebemos diversos alertas fora do tempo, que vão sim, prejudicar a nossa produtividade se não a colocarmos em segundo plano.
Interrupções: Ambientes multissetoriais podem não melhorar a comunicação e atrapalhar a produtividade
Sabe quando estamos focados e alguém entra na nossa sala e já chega falando? Ou se trabalhamos em um ambiente compartilhado, o colega da mesa ao lado chega e começa a falar?…
Estas interrupções são vilãs dependendo do seu tipo de trabalho.
Tem alguns tipos de trabalho que exige uma concentração extrema para conseguir ter produtividade, mas em algumas outras atividades o trabalho é realmente conversar com outras pessoas.
Mas todo mundo, em qualquer tipo de atividade, tem um tempo de planejamento. Pode ser desenvolvimento de uma proposta de vendas, ou para estudar um pouco melhor o perfil do cliente, ou criar relatórios, etc…
Em algumas atividades existem os momentos de atendimento ao público e a produtividade ali, é focar apenas na pessoa que está atendendo naquele momento.
Enquanto em outras, o ideal é ter momentos para comunicação e momentos para produção.
Identifique o seu tipo de trabalho e tome decisões acerca de determinar os tempos para cada coisa.
Pausas: Se não houver programação, até para as pausas, a nossa mente não estará preparada para produzir nos horário adequados
O Brasileiro ama tomar um cafezinho, principalmente quem trabalha em escritório. Cerca de 80% dos brasileiros tem o café como a bebida mais saboreada.
São, na média, 3 a 4 xícaras por dia. Mas podemos garantir que nos ambientes de escritório, principalmente em startups e outras empresas de tecnologia, esse consumo diário é bem maior.
Nada de errado em tomar um cafezinho, tah?! Mas vamos entender por que as paradas, em determinados momentos, também atrapalha muito a nossa produtividade. Como quando paramos no meio de uma linha de raciocínio, saímos da nossa mesa, vamos até a cozinha e lá encontramos outro colega de trabalho e a conversa rende…
Quando volta para seu posto de trabalho lá se foi a linha de raciocínio.
Tem pessoas que tomam até 8 xícaras de café numa jornada de trabalho em tempos variados. Usam o cafezinho como refúgio mental do grande problema que espera para ser resolvido.
Veremos um pouco mais a frente, como podemos fazer de tudo sem atrapalhar a nossa produtividade.
Terceiro Fator: O Projeto! Sem planejamento não adianta esforço
Se não tem um objetivo claro para empregar as suas forças, irá caminhar por muito tempo e não chegará em lugar algum.
Misael Soares
Falta de Planejamento tirará sua produtividade
Outro problema que retalha a nossa produtividade é falta de planejamento. Somos seres inteligentes, mas fazer atividades desnecessárias que consomem a nossa energia, nos fazem perder muito tempo em troca de algo irrelevante.
Ter um planejamento, realmente escrito e detalhado, nos ajuda a entender as prioridades e o objetivo a curto, médio e longo prazo.
Existem inúmeras ferramentas que podem nos ajudar a desenvolver novos projetos. Uma que sugerimos é a Design Sprint: Uma metodologia utilizada pelo Google para validar novas ideias.
Desta forma, na versão 2.0 deste método, em 4 dias você será capaz de mapear, desenhar, decidir, prototipar e testar as suas ideias.
Se um projeto passar pelo processo de validação, ou seja, que vale a pena investir tempo nele, é hora de organizar a equipe e colocar tudo isso em pequenas tarefas separadas por grupo semanais.
Recomendamos também a aplicação da filosofia Lean, que é um modelo muito interessante para evitar os desperdícios de tempo, esforços e dinheiro, etc…
O Ego também impede que projetos sejam bem sucedidos
Se tratando de projetos de média e alta complexidade, sempre nos vemos fazendo determinadas coisas que achamos que são muito boas, que serão um sucesso, mas sem nenhum embasamento.
O trabalho em equipe ajuda muito nisso. Ouça as pessoas da sua equipe e realmente considere todas de forma imparcial. Afinal de contas “é melhor ter sucesso em grupo do que fracassar sozinho”.
Pessoas são produtivas! Não ferramentas, não metodologias
Se você depende de outras pessoas para produzir no seu trabalho, certamente já se deparou com a fila de processos e tarefas que param em determinados lugares.
O bom líder de equipes, deve conhecer bem os seus liderados, sua capacidade produtiva, suas motivações, suas dificuldades e suas necessidades de ajuda quando preciso.
É necessário criar um fluxo de trabalho adequado para o time, afim de não sobrecarregar ninguém, ou deixar parte da equipe ociosa.
Aí entra a responsabilidade de cada um no todo. Identificar as habilidades, não somente técnicas, mas também de liderança. Quanto mais líderes tiver na sua equipe, maior e mais rápido o seu crescimento.
Não estamos falando aqui de líderes no aspecto hierárquico, mas de pessoas que assumem a sua responsabilidade no grupo.
A gestão de tarefas é fundamental para a produtividade individual e em grupo
Use a empatia! Se colocar no lugar de cada membro da equipe e, junto com ele, desenhar um crescimento individual e também de grupo.
A gestão de tarefas estruturada ajudará você a ter ideia de prazos e custo do desenvolvimento total do seu projeto. Isso ajuda muito no que tange a produtividade, pois temos uma ordem estruturada para desenvolver as atividades.
SCRUM: Metodologia para equipes ágeis
Uma ferramenta muito importante para gestão de tarefas e pessoas é a metodologia ágil SCRUM. Onde repartimos o projeto em ciclos chamados SPRINTS e atribuímos as tarefas que são possíveis de realizar neste período. Neste Framework fazemos entregas constantes, ao invés de entregar o projeto somente quando ele estiver totalmente pronto.
Temos um material específico pra você entender sobre os benefícios desta metodologia que vai muito além disso, ou seja, ajudar não somente na organização das tarefas, mas também nas responsabilidades dentro da equipe e na melhoria considerável da comunicação.
Todas as metodologias, filosofias, são muito importantes, mas nenhuma é inteiramente satisfatória para resolver os problemas que envolvem produtividade.
Então o ideal é mesclar e adaptar os modelos dentro das necessidades do projeto e da equipe.
POMODORO: Mantém o foco e determina tempos de trabalho e descanso intercalados
E por isso, sempre que falamos em foco e gestão de tarefas, sugerimos outra ferramenta muito interessante, que faz uma parceria perfeita com o SCRUM, que é o POMODORO.
O SCRUM, por si só, nos deixa livres para executar as tarefas sem nos prender em intervalos de tempo com foco específico.
E como na maioria das vezes damos mais fôlego quando o prazo está finalizando, o POMODORO nos organizará em intervalos de tempo para execução de uma única tarefa até concluí-la. E também nos dará intervalos para fazermos o que quisermos.
São ciclos de 25 minutos de trabalho focado e sem nenhuma distração e uma pausa de 5 minutos; ou ciclos de 50 minutos com pausas de 10 minutos.
Ao fechar 4 ciclos de trabalho de 25 ou 2 ciclos de 50 minutos, fazemos uma pausa maior de 15 a 30 minutos.
Se for trabalho em equipe é importante que todos façam os POMODOROS juntos, assim ninguém atrapalha ninguém e a pausa é um bom momento para interação e aproximação.
Nestes intervalos de pausa podemos tomar o cafezinho e até usar as redes sociais. Mas durante o ciclo de trabalho todas as distrações são ignoradas e anotadas à parte, para que possamos resolver em outro ciclo de trabalho ou nos tempos de intervalo, se for algo que não está ligado ao projeto.
Então! Como ser mais produtivo?
Seja a mudança que você quer pra sua vida!
Misael Soares
Buscar ser produtivo individualmente ou em equipe, é o primeiro passo para a conquista da qualidade de vida e até de um ambiente de trabalho mais agradável.
Não existe uma fórmula mágica que fará isso por você. Mas você pode se dar uma ajuda quebrando os paradigmas através de mudanças, desenvolvimento de novos hábitos e transformações consideráveis a sua volta.
A seguir vou deixar um link de um material pra você baixar e conhecer cada uma dessas ferramentas e maneiras práticas de aplicá-las na sua equipe e no seu dia a dia.
Post publicado anteriormente em: https://www.linkedin.com/pulse/produtividade3-fatores-importantes-para-transforma%C3%A7%C3%A3o-misael-soares/
Podcast: https://soundcloud.com/ativodigital/produtividade-para-mudanca-do-mindset-nos-negocios-ativo-digital
